Belgeleri dönem ve konuya göre ayırın
Satışlar, alış ve giderler, banka hareketleri ve çalışanlarla ilgili belgeler için ayrı klasörler oluşturun. Muhasebe ofisiyle hangi belgelerin hangi biçimde paylaşılacağını önceden belirleyin.
2026-11 / Alış ve giderler2026-11-05_tedarikci_fatura-123.pdf
Bu adlandırma yalnızca bir düzen örneğidir. Kullandığınız sistemin dosya biçimini koruyun ve ofisinizle anlaştığınız paylaşım yöntemini izleyin.
Göndermeden önce kontrol edin
- Belgenin tarihi ve ait olduğu dönem belli mi?
- Belge okunaklı mı; tüm sayfalar mevcut mu?
- Aynı belgeyi daha önce gönderdiniz mi?
- Alış, satış, gider ve banka belgeleri ayrıldı mı?
- Açıklama gereken işlem için kısa bir not eklediniz mi?
- Eksik veya henüz ulaşmayan belgeleri ayrıca listelediniz mi?
Tek bir paylaşım düzeni kullanın
Aynı belgeleri farklı mesajlaşma kanallarına dağıtmak takibi güçleştirir. Bir paylaşım kanalı ve dönem isimlendirmesi belirleyin. Gönderiminizin hangi döneme ait olduğunu ve sonradan eklenen dosyaları belirtin.
“Kasım dönemi alış ve gider belgeleri eklendi. İki tedarikçiden belge bekleniyor; eksik listesinde belirttim. Banka dosyasına açıklama gerektiren işlem için not ekledim.”
Eksik ve mükerrer belgeleri takip edin
Eksik listesinde belgeyi beklediğiniz kişiyi, ilgili işlemi ve son durumu belirtin. Düzeltme gönderiyorsanız hangi dosyanın yerine geçtiğini açıklayın. Kişisel veriler içeren çalışan belgelerinin paylaşım kanalını ayrıca belirleyin.
Bir belgenin nasıl işleneceğinden emin değilseniz silmek veya değiştirmek yerine durumu muhasebe ofisine sorun.
Bu rehber, görüşme ve belge paylaşımı için pratik hazırlık önerileri içerir. İşletmenize özgü belge listesi ve uygulama adımları görüşmede belirlenir.
İlk görüşmeyi planlayın ↗